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『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』|型にハマった方が自由!?

『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』挿絵イラスト

こんにちは。整理が苦手なあさよるです。それは物の管理もそうですが、頭の中の思考の整理も苦手です。言葉にならないような衝動や、形のない「思いつき」があったとしても、それに言葉や形が適切に与えられない限り、なかなか運用ができません。

今回手に取った『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』は、頭の中の思考や、会議、本の内容など、とりとめもないものを紙に書き出すことで目に見えるようにし、他の人に伝えることを目的とした内容です。最終的にはプレゼンテーションの資料作りにも転用できるノウハウです。新社会人や学生向にオススメです。

誰でもできるシンプル思考術

本書『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』は、誰でもできる思考をシンプルにまとめる思考術の本です。ですから、新社会人や学生が読者の対象です。あるいは、新人や学生に思考術を教える立場の人にも役立ちます。

頭の中のゴチャゴチャを書き出す

本書ではまず、ゴチャゴチャとたくさん書き込んでいることと、深く思考することは関係がないことが示されます。もっと言えば、ゴチャゴチャ分かりにくいものよりも、シンプルで一目で見てわかるくらいそぎ落とされた思考の方が、鋭く、また他人にも伝わりやすいのです。学校教育では、ノートをびっしりと取る方が、ノート点が得られるのとは対照的です。

また、話の核である〈論点〉を自力で見つけ出さねばならないのも、学校での勉強とは違うところです。この論点を見つけ出す方法は「Sの付箋」という付箋を使った思考法が紹介されています。「Sの付箋」とは、付箋に5つの要素を記入して、問題や課題を整理します。

「Sの付箋」に記入する5つの要素

「誰の?」
お客さんや対象となるターゲットを記入します。要は「誰のため?」に今回の企画を立てるのか、問題解決を実施するのかその対象者の姿を明確にし、ここに記入します。

「何が?」
その対象者の現状をここに記入します。現状とは、「お客さんが今どんな悩みを抱えているのか?」、「お客さんが困っていること」、「お客さんがこうありたいと思っていること」など、お客さんの今満たされていないニーズやウォンツをここに記入します。

「どのようにして?」
お客さんの満たされない何がどのように解決されていくのか、解決策をここに記入します。

「どうなった?」
解決策が実行された結果、どんな未来が訪れるのか、理想の未来の姿をここに記入します。

「で、要は何がいいたいの?」
以上のことを踏まえて、「要は、結論は何か」を明確にします。今回の提案のコンセプト、メッセージは何か、ここに記入します。

p.31

「Sの付箋」に記入すると、3つのSが見えてきます。
その3つとは、

・「Solution(問題解決)」
・「Story(物語)」
・「Simpe(シンプル)」

です。
これをあらかじめ記入しておくことで、
お客さんの抱える問題がどのように解決「Solution(問題解決)」し、どのような理想の未来がやってくるのかが一連の物語「Story(物語)」として描き出されるので仕事の見通しが立ち、モノごとを「Simple(シンプル)」に整理できます。
Sの付箋を使って仕事をこんしていくことで、結果的にあらゆるモノごとは「Success(成功)」に導かれてゆくのです。

p.33-34

Sの付箋を使うことで、3つのS「Solution(問題解決)」「Story(物語)」「Simple(シンプル)」が導き出され、その結果「Success(成功)」に辿り着く一連の思考法を「Sの付箋」と呼ばれ本書で紹介されています。

『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』挿絵イラスト

紙の上でまとめる

本書『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』ではタイトル通り、「紙の上」に書き出し思考の交通整理をします。メモ術やノート術など、世に様々ありますが、本書ではポケットサイズのノートの見開き2ページを16分割したメモ推奨です。

16分割メモは、

メモ帳の「機動性」、ポストイットの「ブロック単位のメモ」、ノートの「作業性」の3つのいいとこ取りをしたもの(p43)

と紹介されています。漠然と、真っ白の紙にアイデアを書き出せと言われても困るもの。ある程度「枠」が用意されている方が、その枠を埋めてゆく作業として進められ、アイデアが出やすい環境になります。ここでは、3色ボールペンを使ったメモがオススメされています。

この見開き16分割ノート術は、ブロック単位でメモを取ってゆくので、パワーポイントの資料をまとめてゆくようにメモを発展させてゆけます。これは、逆に言うと、メモを取りながらパワポ資料の段取りができてしまうのです。

読書術にもノートは使える

資料となる書籍を読むときにもノートは使え、「キラー・リーディング」という名前で紹介されています。この場合は、ノートの見開き左ページを16分割し、右ページは1つの問と3つのキーワードを抜き出すために使います。

まず「問い」を立てます。「問い」とは、その本を読んで自分が得たい目的を1つ明確化するのです。それをノートの右ページに書き込みましょう。続いて16の「キーワード」を書き出します。キーワードとは、問いを捕まえるためのアンテナです。本のページをペラペラとめくりながら、あらかじめキーワードを抜き出しておきます。

そこから読書がスタートします。すでに問いは立て、キーワードを抜き出すために軽く中身が頭にはいった状態で読みはじめるので、一気にザっと目を通す程度で大丈夫です。

これは、読書を楽しむための読書ではなく、「何時までに何冊の本を読まなけれなばない」といった、制限時間付きの資料読みに適しています。

この読書法は、最終的に本の内容を1分で他人に伝えるところまでレベルアップしてゆきます。まずは、「とりあえず15分」キラー・リーディングでの読書を試して慣れておくことを推奨されています。

会議に、プレゼンに

『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』では、頭の中の思考を吐き出すのみならず、交通整理しながら他者と話し合いを持つためにも使えます。すなわち、会議をもっと有益にするためにも使えるのです。「マッピング会議」を名づけられ、マップ、地図を描くように話し合いを進めます。

1 まん中にテーマ(問い)、
2 そこから軸となる論点があり、
3 論点ごとに議論が展開され、
4 結論(答え)が導かれる
5 Next Stop(対策・アクション)に落とし込む

という流れです。会議の参加者でなくても、この会議が何のテーマで、いくつ論点があり、それぞれどんな結論になったのかをひと目で把握できます。

p.114

まん中にテーマをどーんと書き、まずは右上に〈論点1〉、右下に〈論点2〉、左下に〈論点3〉、左上に〈Next Stop〉と、時計回りに話をした順番に書いてゆきます。だから、後から会議に参加しなかった人が見ても、どのような順番で会議が進んでいったのか分かるのです。

本書のノート術は、プレゼンテーションの「ストーリー」を作る際にも役立ちます。プレゼンストーリーは「何が?」「どのようにして?」「どうなった!」の3幕構成です。これらは、最初に紹介した「Sの付箋」で既に明確になっていることですから、あとは資料を用意するだけなんですね。

ロジカル3兄弟

本書でロジカルシンキングについて、「ロジカル3兄弟」に例えて紹介されています。長男の「1メッセージ」は、ズバリ一言で感想を言います。「2W1H」の次男は、What、Why、Howを使って「何を」「なぜ」「どうやって」と説明します。「3つの法則」を使う3男はなんでも「○○を勧める理由3つ」「△△が他と違う点3つ」と、なんでも3つにまとめて話します。この1・2・3の三兄弟を使って話をまとめましょう。

枠組みがある方が、のびのび考えられる

本書『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』では、頭の中にあるゴチャゴチャとした思考をスッキリ紙に書き出す方法や、欲しい情報を本の中から効率よく探し出す方法や、効率的な会議を進める方法など、ノート術に留まりません。

何もないところに、ただ漠然と「話しをせよ」「思考せよ」「アイデアを出せ」「問題を提示せよ」と言われても、焦点が定まらず論点がぼやけてしまいます。反対に、ある程度枠組みが用意されていて、それに当てはめながら話題を展開してゆく方が、視点がズレず、最後までテーマを把握して進められます。白紙で何もない状態の方が、自由でのびのびとやれるような気がしますが、実際は逆なんですね。しっかりと骨組みが用意されているからこそ、その枠を利用して自由に考えることができるのです。

そのためにはまず、適切な「枠組み」を用意しなくてはなりません。枠が間違っていては、そこに当てはめるテーマすべてがあらぬ方向へ進んでしまいます。本書『すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術』は、新社会人や学生など、これから自分で問題を見つけ、自分で思考を深める訓練を始める人に、入門書として良いと思います。実際に手を動かして、やってみましょう。

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ノート術・メモ術の本

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『頭のよさはノートで決まる』|新しい自分のはじめかた

こんにちは。ノート術が好きな あさよるです。これまでもノート術を扱った書籍を紹介しました。今回は、齋藤孝さんのノート術。三色ボールペンも登場し、いつもの斎藤節さく裂で楽しい一冊です。

まずは、これまでに紹介したノート術関連の本一覧。

『図解!頭のいい人のメモ・ノート』/中川裕

『図解! 頭のいい人のメモ・ノート』|メモの方法が分からない~英語でメモをとるまで

『すごいメモ。』/小西利行

『すごいメモ。』|今日のメモが、未来のアイデアをつくる

『情報は1冊のノートにまとめなさい』/奥野宣之

『情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 』

情報は1冊のノートにまとめなさい[完全版]

情報は1冊のノートにまとめなさい[完全版]

  • 作者:奥野 宣之
  • 出版社:ダイヤモンド社
  • 発売日: 2013-11-29

『思考の整理学』/外山滋比古

『思考の整理学』を読んだよ

思考の整理学 (ちくま文庫)

思考の整理学 (ちくま文庫)

  • 作者:外山 滋比古
  • 出版社:筑摩書房
  • 発売日: 1986-04-24

ノートを上手にとる人は頭がイイ

「ノートがなぜ重要か」というと、「頭の良い人はノートを取るのが上手い」そうです。昔、『東大合格生のノートはどうして美しいのか』という本がヒットしましたが、頭のいい人は実に上手に、聞いた話を構造化し、一冊のノートにまとめてゆくんだそうです。良いノート、分かりやすいノートは他人にシェアされ、ノートを見ただけで授業の全体像が把握できるくらいに。

ノートのレベルアップを!

ノート術を3つにレベルわけされていました。

板書 中高生レベル
・先生が黒板に書いたことをそのまま写すだけ

構造化 東大生レベル
・板書+ポイントをしぼった先生の言葉をメモする
・ひと目で内容がわかるように整理されている
・走り書きをして終わってから整理してもよい

ワザ化 上級者レベル
・大事なことをすぐメモする
・ポイントを3つにしぼって書く
・客観情報+主観情報(コメント・感想)を書き込む

p.41

小中高と実に12年間もかけて、ノートを取る練習をし続けます。なのに、ただ先生が黒板に書いたことをそのまま書き写すだけで満足している人も少なくありません。また、12年もノートを取り続けたのに、社会人になると途端にノートをとる習慣がなくなってしまう人も少なからずいるそうです。もったいない。実にもったいない!

言われたこと、示されたことを書き記すのみならず、自分が「面白い」と感じたポイントや、「あれ?おかしくない?」と違和感があったり、疑問に思ったこともどんどん書き込んでゆきます。

実際の例がもっと欲しかった

本書『頭のよさはノートで決まる』では、著者の齋藤孝さんのものと思しきノートがカラーで紹介されています。なぜカラーであることが重要かというと、3色ボールペンで色分けされて書かれているからです。他人のノートを見るというのはなかなか楽しいもので、自分のと他人のクセやこだわりを見比べるのも面白いものです。

が、本書は、あまり〈良いノート〉の実例が収録されていない!ここがちょっと残念ポイントでした。ただ、これはややオタクっぽい楽しみですので、一般的ではないかもしれませんw

実際にノートの写真は少なめですが、文章でやさしく、細かく、入念に紹介されているので、実践するには十分でしょう。

ノートをとる効能

ノートをとる習慣は、社会人になっても有効ですし、社会人こそ必要な力です。

ビジネスパーソンにとって、ノートをとることには次のようなメリットがある。

1 情報の吸収・整理
2 仕事の上達
3 課題発見
4 コミュニケーションがうまくなる
5 時間の有効活用
6 目標達成

p.51

  • ノートの効能1 情報収集がうまくなる

人の話を聞くとき、ノートとペンを構えると、自然と集中モードになります。自動的に意欲的なモードに。逆に、相手に自分の話を聞かせたいときは、相手にノートとペンを持たせるとよいのです。

  • ノートの効能2 仕事が上達する

人の仕事ぶりを見て〈ワザを盗む〉人は多くない。こんなに情報過多の時代なのに、他人のワザを盗まない人びとばかりなのだから、自分が〈ワザを盗むモード〉になるだけで、とんでもないことになる。盗みたいワザのトレーニングノートをつけよう。

  • ノートの効能3 課題を発見する

仕事のミスを減らすために、毎日5分だけでも反省ノートをつけてみよう。そして、自分の課題を見つけ、次に活かす!

  • ノートの効能4 コミュニケーションがうまくなる

他人から問題を指摘してもらいづらい、あるいは欠点を指摘されるとメンタルに来る人は、コミュニケーションが上手くいていないと考えられます。本来であれば、自分を良くするための指摘なのに、傷ついちゃってるんですね。客観的にものごとを捉えるためにも、ノートを交えて、他人の話を聞いてゆくのが有効です。

  • ノートの効能5 時間を有効利用できる

5分とか10分とかちょっとした時間の隙間を、自分のやりたいことに使いましょう。そのために、ノートに気づいたことなどを書きつけておきます。それを毎日少しずつやっていく。5分10分の短い時間でも、大きなエネルギーになります。

  • ノートの効能6 目標達成する!

目標は立てることで課題が明確になり、そして細かく目標設定することが大切です。今週の目標、今月の目標、今年の目標と。目標は、後から見返すと自分の成長を見ることもできます。目標を立てたなら、それを達成するためにリストアップしましょう。

さっそくノートに書きたくる~

齋藤式ノート術10のメソッドというのもありました。ノートの10のコツがあるのです。

  1. いつもカバンに入れておく
  2. 自分にフィットするノートを見つける
  3. ノートに名前をつける
  4. ページにタイトルをつける
  5. 三色ボールペンを使う
  6. 図を描く
  7. ポイントを3つにまとめる
  8. 日付を入れる
  9. ノートは一冊にする
  10. 本をノート化する

これを眺めているだけでも、「新しいノートが欲しい!」「新しいことが始まる!」とワクワクが止まりません。どうしてノートってこうも魅力的なんでしょうか。〈自分にフィットするノートを見るける〉なんて……!胸が高まりますなぁ~( *´艸`)

あさよるもちょうど、日記を書く用のノート探し中なので、ヒジョーにwktkが止まらない読書でした。3色ボールペンを使うってのも、パッと見カラフルになるのも刺激的だなぁ~。

あさよるネットで紹介した齋藤孝さんの本

『読書力』

『読書力』|社会人力とは?教養とは?

読書力 (岩波新書)

読書力 (岩波新書)

  • 作者:齋藤 孝
  • 出版社:岩波書店
  • 発売日: 2002-09-20

『三色ボールペン情報活用術』

『三色ボールペン情報活用術』|読書しながらアウトプット

『齋藤孝の速読塾 これで頭がグングンよくなる!』

速読は誰でもできる!『齋藤孝の速読塾 これで頭がグングンよくなる!』

『社会人に必要な9つの力』

『社会人に必要な9つの力』|社会人らしさ、誰に教わった?

社会人に必要な9つの力

社会人に必要な9つの力

  • 作者:齋藤孝
  • 出版社:ウェッジ
  • 発売日: 2016-03-22

『軽くて深い井上陽水の言葉』

『軽くて深い 井上陽水の言葉』を読んだよ

軽くて深い 井上陽水の言葉

軽くて深い 井上陽水の言葉

  • 作者:齋藤 孝
  • 出版社:角川学芸出版
  • 発売日: 2010-04-21

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