伝え方

『職場の問題地図』|仕事の問題を抱え込んでしまう人に

『職場の問題地図』挿絵イラスト

こんにちは。あさよるです。仕事をしていて困ったなあと感じることってありますが、誰に相談していいのかわからない時もっと困ります。あさよるは幸いにも(?)困った時は「困った困った」と言いまくるタイプなので、誰彼なしにアドバイスを貰えることが多かったのですが、誰にも言えないと困ってしまいます。

今回手に取った『職場の問題地図』は、社会人歴が浅い人向けの、職場での問題解決法が紹介される本です。新社会人の人や、新人に対応する立場の方にオススメです。自分で問題を抱えてしまい誰にも相談できずにいる人は、本書を読んで「伝える」「確認する」作業を見直してみるとよいでしょう。

本書『職場の問題』の良いところは、ユーモアのあるイラストや図解がたっぷりあって、眺めているだけで面白いところです。普段、本を読む習慣のない人でもとっつきやすいよう工夫がなされています。

働き方「なんかおかしい」なら問題地図を

本書『職場の問題地図』はまだ会社員歴の浅い人に向けられた、困った時のお助け本です。困ったケース別の対応方法が紹介されています。なんとなく「やりにくい」「つらい」「苦しい」「もしかしてブラック?」と気になっている人は、本書を当たってみると良いかもしれません。

基本的に本書で紹介されているのは、自分の仕事の仕方に問題がある場合の対処法です。そもそも会社に問題があったり、パワハラ上司がいる場合は、自分ではどうもできないので、他の解決法が必要です。

本書では、例えば「資料作って」と頼まれて、完成させて持っていくと「グラフはこうしてほしい」「書式を変えてほしい」と差し戻しされて、仕事が溜まっていく場合。大事なのは、小まめに相手に相談することです。「グラフはこのデータを使いますよ」「書式の見本を作ったから見てください」と、小まめに進捗状況を報告することで、その都度相談しながら、軌道修正できなす。

以上のような、日常の業務の中で「すれ違い」「思い違い」「思い込み」によって業務を遅らせる原因を減らしていくのが『職場の問題地図』です。

結局、ホウ・レン・ソウ

本書の内容を簡単にまとめちゃうと「ホウレンソウ」は大事ということ。職場内の行き違いは、大概連絡ミス、確認不足で起こってしまいます。先に紹介した「手戻り」が起こってしまうのも、小まめな報告不足で、時間をかけて完成してから相手に見せるから、修正も大きくなってしまうのです。

上司と部下の間で、意識のズレがあることもあります。指示されたら、その指示の目的をきちんと確認しましょう。もちろん、上司の側が伝え下手な場合もあります。だから確認が大事です。完成イメージや、ゴールを明確にしましょう。また、その業務を仕上げる「期限」と「ステップ」の確認も入念に。

本書では、仕事の要素を5つにまとめていました。

まとめると、仕事は次の5つの要素で成り立っています。仕事を受ける時(あなたが上司ならば依頼する時)は、この5つを相手と意思合わせしましょう。

①目的

その仕事は何のために、だれのために行うのか?

②インプット

その仕事を進め、成果物を生むためにどんな情報・材料・ツール・スキルなどが必要か?

③成果物

生み出すべき完成物あるいは完了状態は? 期限は? 提出先は?

④関係者

巻き込むべき関係者・協力者は? インプットはだれ(どこ)から入手すべき? 生活物はだれのため?

⑤効率

その仕事のスピードは? 生産量は? コストは? 人員は? 歩留まり(不良率)は?

p.34-35

この「5つの仕事の要素」を明確にすることが、本書を通してのテーマです。

マネージメントが悪いこともある

本書『職場の問題地図』は、自分の伝え方を変えるためのものです。しかし、実際に職場でのトラブルは、そもそも管理の問題がある場合もあります。例えば、人員が適材適所に配置されていなかったり、能力に合わない業務をあてがわれた場合、業務の滞りが起こります。

また、2:6:2の法則で、どんな集団でも、優秀な2割と、普通の6割、そして仕事をサボる2割に分かれてしまいます。サボっている人の仕事を、優秀な人に押し付けていると、全体のやる気が落ちてしまいます。これも、個人ではどうしようもない問題です。ただ、黙って我慢すればよいのではなく、困っていることを言葉で伝える必要があります。

伝えなきゃ分からない

本書『職場の問題地図』は、職場で個人ができること、特に新人ができることを紹介するものです。なんとなく「嫌だな」「なんで自分ばっかり」「なんかおかしい」と感じているなら、それをきちんと「伝える」重要性が紹介されているのです。

それは、不満も言葉にして伝えないと、わからないからです。

また、本書は部下に仕事を「伝える」立場の人にも有益です。「伝え方」に問題がある場合もたくさんありますし、話がうまく伝わっていない部下に対しての対策にもなるからです。

やり方を見直そう・現場の改善は全体の利益になる

日本人の、特にベテランほど業務のマニュアル化を嫌がるそうです。その理由を3つ挙げられています。

①結果承認欲求

②行動(プロセス)承認欲求

③存在承認欲求

一つずつ紹介します。①の結果承認欲求は「自分の行動の結果を認められたい」欲求です。②の行動(プロセス)承認欲求は、自分の行動そのものを褒めてほしい欲求。③の存在承認欲求は自分の存在そのものを認めてほしい欲求です。

仕事をマニュアル化するというのは「他の人も同じ手順で業務ができる」ようにすることです。すると「自分じゃないといけない理由」がなくなってしまうようで、ベテランほど拒絶してしまうのです。

しかし、明確にマニュアル化されていない業務の引継ぎは、コストが高く無駄な業務も多いのが実情です。歴代の担当が、こだわりや好み・趣味でやっていたことまでどんどん引き継がれていくので、本当に必要な業務は少し、あとは意味の分からない手順がそのまま引き継がれていることも。過去の悪習はキッパリ断ち切って、必要な業務にスリム化するのも、大事な仕事です。

また、嫌な作業・業務ほど、マニュアル化しちゃいましょう。

過剰サービスに陥ってしまうのも同じような理由です。良かれとやったサービスが、アダとなってしまいます。「なにを」「どこまで」やるのかを明確にしましょう。

定義→測定→報告→改善サイクルを回そう

業務が上手く回っていない状態とは、

・インプットが成果物に変換されるスピードが遅い(=決められたサービスレベルを満たしていない)
・ミスや手戻りが多い
・長時間労働・業務量過多
・なんだかよくわからないけれど、インプットを与えれば、とりあえず成果物は出てくる(箱の中身が不明。いわゆる属人化)

p.208

最後の「なんだかよくわからないけれど、インプットを与えれば、とりあえず成果物は出てくる」とは、マニュアル化されておらず、どのように業務がなされているのかわからないけれど、ある人に頼むとそれなりの成果物が出てくる状態です。マニュアル化されていないので、引継ぎができず、他の人には何がどうなっているのかわかりません。

これらを改善するためにはどうすればよいのか? それは……残念ながら明確な答えはありません。なにを問題とし、どう解決したいのかはケースバイケースだからです。

しかし、目に見えないもの、定義できないものを改善することはできません。だからと言って、なんでもかんでも定量化するのは、人間関係にヒビが入ることもあります。必要項目を決めて定量化することも大切です。

結局のところ「定義→測定→報告→改善サイクル」を回すしかありません。

 業務がきちんと回り続ける状態にするには、定義→測定→報告→改善→のサイクルの構築と維持が大事です。

何を測定するのかを定義し、日々業務の測定をする。
それを上司や経営層に責任を持って報告し、改善につなげる。

この繰り返しが、あなたの職場とメンバーを仲良くします。個人の気合と根性任せの働き方から脱却するためにも、一歩踏み出し、あなたが率先してこのサイクルを回しましょう。

p.213

個人の働き方が、職場のメンバーの働き方を変えるんだというのは、大事なことですね。自分が気合と根性で、誰にも問題を報告せず背負い込んでいると、職場の雰囲気を悪くすることにもなります。自分の振る舞いに責任を持つことが求められます。

仕事をはじめたばかりの人へ

『職場の問題地図』挿絵イラスト

本書『職場の問題』は、新人で社会人を始めたばかりの人にオススメな本です。「上司と上手くいかない」「もしかしてイジワルされてる?」「これってブラック?」と思ったら、本書を読んでから判断してみてもよいでしょう。パワハラやブラックではなく、単にコミュニケーションがうまく取れていない場合もあるからです。

社会人は、子ども時代や学生時代とは違ったスキルを求められています。最初は誰もうまくできません。なるべく、わからないことを相談して、小まめにチェックを頼んで、自主的に定義→測定→報告→改善→のサイクルに努めてみましょう。

イラストや図解が多くて、上司や先輩が、新人に話をするときの資料にも役立つと思いました。

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『「自分の言葉」で人を動かす』|本音は伝わる、嘘はバレる

こんにちは。いつも人に真意が伝わらない あさよるです。モヤッとしたまま過ごすこと多し……。

人に思いを伝える。ごく当たり前のコミュニケーションです。「人に思いを伝えたい」という願いもまた、ごく当たり前の願望です。だけど……自分言葉が他人に伝わらない!そんなコミュニケーションへの不満や悩みを抱えている人は、たぶん多いはず。一方で、スルッと人の心に入り込む言葉もあります。なんであの言葉は伝わるのに、私の言葉は伝わらないんだろう?

「話したい」から「教えたい」へ

本書『「自分の言葉」で人を動かす』では、自分の言葉を引き出し、相手の動かし方を知り、自分の言葉の強め方が紹介されています。

自分の言葉の引き出し方、強め方。めっちゃ簡単に言っちゃえば「誰かに教えたいっ!」ってことを優先すること。「言いたいこと」「聞いてほしいこと」じゃなく、「教えたい!」なんです。自分にとっては何の得にもならない、儲からない話でも思わず人に教えたくなっちゃう情報。それは、話を聞いている方にとっても真実味を感じてくれます。だって、何の得もないのに教えてくれるってことは、真実だろうと思うんですね。

例として、定食屋さんに入ったとき「オススメありますか?」と聞いたら「いいネギが入ったからすき焼がいいよ」と教えてくれた。で、そのネギを作っている農家の人がいかにネギを愛しているかという情報を教えてくれました。そりゃもう、すき焼き頼むしかないですよね(笑)。別にそのお店は、他のお店と比べてすごく綺麗でもないし、すごく良いわけでもない。でも、なんとなくそのお店に通いたくなっちゃう。これが、人に伝える力。言葉の力。「教えたい」を伝えることなんです。

「言いたい」「認められたい」はどうでもいい

 言いたいことを話すと「マジ、どうでもいい」と思われる。
認められたくて話すと「噓っぽい」「つまらない」と思われる。

p.55

苦笑いしつつ「ごもっとも」と納得せざるを得ません(;’∀’)

しかし、「教えたい」という願望は、「言いたい」と「認められたい」とも違っています。言わば、「言いたい」と「教えたい」の間が「教えたい」とも言えます。

「教えたいことは?」という視点で物事を見たとき、まず相手の存在を意識せざるを得ません。教えるという行為自体、「誰に」が必ずセットになるからです。
そしてその相手を想像しながら、「この話だったら共感してくれるかも」「相手にメリットがあるかも」と自然に考えられるようになります。
となれば、単に「言いたい」だけの自分本位から抜けらせることができます。ここに、相手の立場、相手本位の視点でもありません。
 そもそも「教えたい」という感情は、本音がベースでないと決して湧き上がってこない感情です。
この本音を抑えてまで「認めてもらおう」と考えてしまうから、自分の思っていることをセーブしたり、相手の枠の中に収まろうとしたりして、自分が消えてしまうのです。

p.55-56

「言いたい」というのは、自分よがりな感情です。自分の思うことを言いたい!反対に、「認めてもらいたい」という欲求は、相手に決定権をすべて与えてしまっています。認めるか、認めないかを決めるのは他人であって、自分ではないのです。だから、自分の気持ちを押し殺したり、ときには偽りの自分に徹することもあるでしょう。

しかし、「教えたい」という欲求は、ちょうど「言いたい」と「認められたい」の間だというのです。自分よがりというほど自分中心でもなく、相手がいるから「教えたい」と思っている。しかし、何もかも主導権を相手に譲っているわけでもなく、自分の思い、自分の本音が核にあります。決して、自分を抑圧しているわけじゃありません。

だから、自分よがりでもなく、偽りの言葉でもない、「教えたい」という欲求から発せられる言葉に、他人は耳を傾けてくれるんですね。

会話の勘違い集

あさよる的に、勘違い例がズキッと胸に刺さったので、簡単に挙げておきます。

  • 勘違いその1 論理的に伝えれば、人は動く

人は論理よりも感情を優先します。正しいことが行動に結びつくとは限りません。

  • 勘違いその2 知名度が上がれば、人は動く

有名になれば売れるとか、テレビで話せば話を聞いてくれるというものではありません。やっぱり「教えたいこと」が含まれていて始めて、人に伝わり行動を促すのです。

  • 勘違いその3 テクニックを使えば、人は動く

テンプレを使えば人が思い通りに動くなんてこと、ない!テンプレを使って楽をすることで、自分の考えとは違ったことをプレゼンしてしまう自体になってしまう。人に教えたくなる「本音」の力が必要なのです。

感情を動かす

本書『「自分の言葉」で人を動かす』では、本音で語り、他人の感情に訴えかけるよう呼びかけます。もちろんそれは、普段のプライベートなコミュニケーションもでしょうが、仕事でのプレゼンでも同じです。取り繕った、相手に気に入って欲しいがために心にもないことを言うのではなく、だからといって一方的に言いたいことを言うわけでもない。本心からの「教えたいこと」を話すのです。

すると相手も、本音で話すあなたの話に耳を傾け、行動へ結びつく。嘘の言葉では、相手に伝わらないんですね。

話を伝えるテクニックを紹介する本はたくさんありますが、勉強すればするほど、そもそも素朴な「本音が伝わる」「嘘はバレる」ってことが置き去りになっちゃってるような方。ハッと初心に戻る気がします。

そして、これから伝え方を知りたいなぁって方は、難しく考えすぎず、単純で簡単なことなんだって教えてくれる本書は、ゴリゴリに凝り固まらずに良いんじゃないかと思います。

あさよるは、学生の頃にこの本を読んでいたら「本音が伝わるなんてキレイごとだぁ!」と逆に信じれなかった気がしますw 今だからこそ「それな」と同意できる気がする(;’∀’)>

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