平均点を上昇させる「仕組み」を作ろう!『最小の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』

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泉正人『最小の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術』書影

自分がいなくなっても滞りなく回る仕事の「仕組み」をつくりましょう。

と言われると、「え、私がいなくなっても大丈夫ってこと!?」とネガティブに聞こえてしまいがちです。が、実際にはこれ、悪い話じゃないのです。

人間誰しも、体調の悪い日、気分の乗らない日、忙しい日、失恋した日などなど、どうしても仕事どころではない日があります。波があるのは当たり前のことなのです。そんな時……要するに“抜け殻になったの自分”のままでも、ただ単に業務をこなすだけで回る仕事を用意しておくこと。それが、自分がいなくなっても滞りのない「仕組み」をつくるべき理由です。

最低点を底上げすると、平均点が跳ね上がる

どんなときでも常に、必ず一定以上のパフォーマンスを上げられることは、他人からの評価につながります。例えば、絶好調のとき90点、ダメダメな時に30点の仕事をする人がいます。彼の仕事の平均点は60点です。そこで彼は、自分の平均点である60点を、どんな時でも取れる「仕組み」を作りました。絶好調のときは90点のまま、ですがダメダメなときでも60点取れるようになりました。すると、平均点は75点に跳ね上がります。

どうしても、最高点を高めることに気が取られてしまいがちですが、最低点を底上げすることで全体の実績を上げることができるのです。むしろ、どんなに得意な分野で良い成績を収めようと、苦手な分野に足を引っ張られることはよくあることです。

ケアレスミスをなくせ!

私の場合はいつも、「忘れ物」が悩みの種です。どんなに新調に用意をしたつもりでも、うっかり大事なものを忘れてしまう。しかも、いつもは問題ないのに、大事な時に限って大事なものを忘れてしまったり……。仕事を「仕組み」化するということは、そんなケアレスミスを減らすことから始まるのかもしれません。

タスク管理をしたり、手帳術やノート術なんかも、そんな仕組み化の一つでしょう。誰もが自分なりの「仕組み」化のノウハウを持っているでしょう。

Evernote はタスク、to do リスト 制作の強い味方

本書『「仕組み」仕事術』が出版されたのは2008年のこと。少し前のことですが、この間にもモバイル端末や便利なアプリケーションの普及など、目覚ましいものがありました。本書内で書かれている「仕組み化」のノウハウを実践するために、現在では Evernote が大活躍します。タスク管理や、仲間内でのシェアにも長けているからです。個人的に、Evernote をゴリゴリゴリ押しし続けています。

Evernoteでタスク管理するイメージ

↑歯磨きするとか、ストレッチするとか、細かいことをタスク化しているワタシ(^_^;)

そして、最近、WorkFlowy  のアカウントも作り、利用し始めました。英語のサービスですが、とても直感的に使えるので、適当に触っているうちに、ブログの計画や、同人即売会に出品する計画など、サクサクと立ち始めました。ちょっとビックリ!頭の中がどんどん片づいてゆくので、それにひっぱられて部屋の中も片づきそうです。

もちろん、ブログ執筆を始め、創作活動やアウトプットの助けになるでしょう。

WorkFlowy で頭の中をすっきり収納!片づける!

WorkFlowy  に登録すると、最初250行のアウトラインをつくるスペースが割り振られます。アウトラインとは……輪郭のことで、「構造化された箇条書き」といったところでしょうか。頭の中のモヤモヤした考え事が、思いつくトピックスをそのまま書き出してゆくだけで、構造化されてアウトプットしてゆける快感!時間を忘れて没頭してしまいます。Evernoteでインデントしても、なかなか上手にアウトラインを作れなかったので、これは嬉しい!

webブラウザ上に留まらず、iOS と Android 両方のアプリももちろん用意されていて、使い心地も( ´∀`)bグッ!

ちなみに、このリンクをからWorkflowyのアカウントを新規作成すると、あなたと、私と、両方に250行ずつ新たに行をもらえます。新規登録のさいは、ぜひぜひこちらから……(*´ω`*)>

(#^ω^)コレガイイタカッタダケデワ…

最小の時間と労力で最大の成果を出す
「仕組み」仕事術

  • 著者:泉正人
  • 発行所:株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン
  • 2008年3月15日

目次情報

  • はじめに
  • STRUCTURE PART_1
    「仕組み」があなたの仕事を変える

    • STAGE___01 なぜ「仕組み」が必要なのか
      • CASE_1 達人シェフのつくる絶品ハンバーグ
      • CASE_2 優秀な人間にまかせておけば大丈夫?
      • CASE_3 長時間仕事をしている時間はスゴイ?
      • 個人の才能や努力では越えられない「壁」がある
      • 「仕組み」とは「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のこと
      • できるビジネスは「仕組み」づくりができる
    • STAGE___02 「仕組み化」が必要な仕事と、そうでない仕事
      • 「作業系」と「考える系」
      • 「面倒くさい」の使い分け
      • 「頭で考えること」に、ひたすら時間と労力をかける
      • コミュニケーションをともなう仕事にも「仕組み」をつくる
    • STAGE___03 自分の仕事に「仕組み」をつくる
      • 成功体験を「仕組み化」する
      • ルーチンワークを「仕組み化」する
      • 「時間をいかに有効に活用か」は、ビジネスマンにとって永遠の課題
      • 「仕組み」で日常業務を効率化する
      • 「労働時間=業績」からの脱却
      • 「仕組み」づくりは、将来の自分の時間への投資
      • 忙しいときこそ、成長するチャンス
    • STAGE___04 「仕組み」でチームを動かす
      • マネージャーに必要な「仕組み」づくり
      • 新人や若手ビジネスマンに必要なのは「成功者の真似」
      • 問題があると感じたら、まず「仕組み」を見直す
      • 失敗も「仕組み化」できる
      • 「仕組み」が遂行される「仕組み」をつくる
    • STAGE___05 続ける「仕組み」をつくる
      • 強い意志や根性がなくても続けられることが大事
      • 続けるためのアイデア① 小さな目標をつくる
      • 続けるためのアイデア② 他人のパワーを使う
    • STAGE___06 「仕組み」仕事術・3つの黄金ルール
      • RULE_1 才能に頼らない
      • RULE_2 意志の力に頼らない
      • RULE_3 記憶力に頼らない
  • STRUCTURE PART_2
    「仕事系」の仕事を徹底的に効率化する

    • STAGE___01 チェックシートを徹底活用しよう
      • 「作業系」の仕事を、流れ作業の容量で処理する
    • STAGE___02 仕事の内容と手順をチェックシート化する
      • 使えるチェックシートをつくる4つのコツ
      • 毎月、毎週、毎日行う仕事は、最初の1回目にチェックシートをつくる
      • なんでもチェックシートにする
      • メンテナンスは、つくるのと同じくらい重要
  • STRUCTURE PART_3
    あらゆるタスクを一元管理する

    • STAGE___01 データ管理の基本をおさえよう
      • なぜ一元管理が必要なのか?
      • 一元管理のコツ① PCは一台をとことん使う
      • 一元管理のコツ② なんでも放り込む
      • 一元管理のコツ③ フォルダを細かく分けすぎない
      • 一元管理のコツ④ ファイル名にルールをつくる
      • 一元管理のコツ⑤ バックアップを「仕組み化」する
    • STAGE___02 TO DOリストを作って、あらゆるタスクを一元管理
      • PCのタスク管理機能を活用する
      • とにかく、なんでも迷わずリストに入れる
      • アイディアやメモは、自分宛にメールを送る
      • 目標管理やモチベーション維持も「仕組み化」できる
    • STAGE___03 一日かかっていた仕事が2時間で終わる!「考えない」仕事術
      • 優先順位をつけずに、楽なタスクから一気に片づける
      • 「作業系」はすべて朝のうち終わらせる
      • 「考える系」は定期的にリマンドして、潜在的に植えつける
      • その日に終わらなかったらタスクはどう処理するか
    • STAGE___04 メール処理に「仕組み」をつくる
      • メールのルール① その場で返信する
      • メールのルール② 5秒以上、判断に時間をかけない
      • メールのルール③ 文章は20行以内にまとめる
      • メールのルール④ 選択肢を2つ以上用意する
      • メールのルール⑤ 24時間ルール
    • STAGE___05 情報収集も「仕組み化」しよう
      • 「受け身になる」「情報の入りをふさがない」が基本
  • STRUCTURE PART_4
    「仕組み」で考える人はこうしている“7つの習慣”

    • 楽することにこだわる
    • シンプルに考える
    • 記憶せずに、記録する
    • わからないことは聞く、
    • 自分の時間を、時給で判断する
    • うまくいっている人の真似をする
    • 自分を「型」にはめる
  • STRUCTURE LAST
    「仕組み」仕事術が目指すもの

    • 「仕組み化」によって、百倍の格差が生じる
    • 「仕組み」づくりの第一歩は、まず書き出すこと
    • 「仕組み」仕事術とライフハックは違う
    • 「仕組み化」すれば、頭の中はいつもすっきり
    • 自分のお金も「仕組み化」しよう
  • あとがき

著者紹介

泉 正人(いずみ・まさと)

日本ファイナンシャルアカデミー株式会社
代表取締役

日本初の商標登録サイト「トレードマークストリート」を立ち上げた後、ファイナンシャル教育の必要性を感じ、日本ファイナンシャルアカデミーを設立。
受講生は5万人を超え、独立系ファイナンシャル教育機関として日本最大級となり、投資の基礎となる会計、財務、経済新聞の読み方、マネープラン等から、株式投資、不動産投資等の投資の学校まで幅広いファイナンシャル教育を行う。
現在は、不動産投資ポータルサイト、ネットカフェ等、5社の経営を行うと同時に、自ら不動産投資を行い、そのノウハウを多くの人に伝えるため、投資の学校にて講演活動も行っている。
また、ベストセラー著者兼ベンチャー経営者仲間と「JBN(在留邦人ビジネスネットワーク)」を発足し、世界各地で活躍する日本人起業家・ビジネスマンを支援するため、ボランティアで世界各国でセミナーなどを開催してる。
著書に『お金の脳トレ』(ダイヤモンド社)、『成功する「投資力」の磨き方』(ソフトバンクパブリッシング)がある。

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